1 février 2023 Hors série Méthodologie
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Nos 7 astuces de productivité et bien-être au travail !

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Pour bien démarrer 2023, nous vous proposons un bouquet de méthodes et bonnes pratiques ! Objectif : booster à la fois votre productivité et votre bien-être au travail. Ces astuces, applicables dans tout métier de l’IT, ont été collectées auprès de nos collaborateurs, et auprès de ceux de partenaires en Nouvelle-Calédonie. C’est donc l’occasion aussi de vous faire connaître quelques visages du monde numérique calédonien !

Gestion du temps, efficacité, montée en compétence… Vous trouverez certainement au moins une bonne idée actionnable dans votre quotidien tout au long de cet article !

Bonne lecture et meilleurs vœux pour 2023 !

1) Maîtriser son temps avec la technique Pomodoro

Pomodoro, qu’est-ce que c’est ?

Clément Flavigny, team leader chez Atlas Management, utilise fréquemment la technique du Pomodoro, qui consiste à travailler sur des périodes chronométrées de 25 minutes séparées par des pauses de 5 minutes. Cette technique a été inventée à la fin des années 1980 par le consultant Francesco Cirillo.

Voici comment Clément s’organise concrètement :

La veille, je classe mes tâches du lendemain des plus importantes aux moins importantes et les programme par créneau. J’entame 25 minutes sur la tâche la plus importante et je mets mon téléphone portable hors de ma vue si besoin. Je consulte mon téléphone et me lève pour dégourdir mes jambes sur les 5 minutes de pause.

Il utilise cette méthode quand il a le temps de classer ses tâches la veille ou le matin même, quand il a des priorités établies, et/ou quand il a plusieurs sujets, missions ou clients.

Ce que ça lui apporte ?

  • Arriver le matin avec de la confiance dans le programme de la journée
  • Savoir que je vais avoir un temps de pause quoi qu’il arrive
  • Être capable à la fin de la journée de savoir si j’ai été productif

Cette méthode n’est pas forcément simple ou rapide à adopter. Clément a mis un an à l’intégrer dans son rythme de travail. Il lui arrive de ne pas utiliser la technique du Pomodoro, en particulier quand je n’ai pas classé mes tâches ; quand je suis en réunion toute la journée, quand je suis en retard.

Il conseille cette pratique aux personnes qui travaillent sur plusieurs tâches ou plusieurs projets, qui se dispersent parfois dans leurs tâches et ont l’impression de n’avancer sur rien.

Pomodoro en pratique

Ses quelques astuces pour les personnes qui voudraient se prêter à l’exercice :

  • Utiliser un minuteur avec une alarme
  • Commencer à essayer lors du télétravail car c’est plus facile d’avoir son alarme que dans l’open space
  • Ne pas hésiter à ignorer les mails entrants durant 25 minutes
  • Dire aux collègues qui ont une question d’attendre la fin de la plage horaire de 25 minutes de travail.

Vincent Lavergne, UX designer chez Tealforge, utilise aussi cette technique. Quand je ne suis pas dans le stress, ça marche assez bien, surtout dans la création où s’acharner ne fonctionne pas.

 

 

 

2) Zapper l’étape « brouillon »

Laurence Marchois, facilitatrice opérationnelle et consultante chez Atlas Management, partage une astuce qui lui permet de gagner beaucoup de temps lors de la rédaction de documents.

Toujours avoir en tête quel livrable final on doit réaliser (CR, étude, etc.) et le créer directement sans passer par des documents intermédiaires. Ca permet de cibler directement les informations qui apportent vraiment de la valeur, et gagner du temps de remise en forme.

 

3) S’inspirer de Scrum (même en solo !)

Ryan Julia, consultant junior chez Atlas Management, s’inspire de la méthode Scrum au quotidien.

Ses sprints durent une semaine et incluent un planning, une revue et une rétro qui ont lieu chaque lundi matin. Lors de cette session, il définit un objectif pour la semaine.

Tous les jours, il procède à un daily. Il y fait le point sur les obstacles et les choses à faire dans la journée.

Il tient à jour un backlog catégorisé et priorisé avec des sujets captés au vol ou encore en attente pour les prochains sprints. Ce backlog mélange les sujets pro et perso.

Cette revue hebdo, je la tire de la méthode GTD (Getting Things Done), un bouquin de productivité. Ca ne convient pas à tout le monde car ça peut paraître « trop cadré pour pas grand chose », mais moi ça m’aide bien.

Autre outil que Ryan utilise : toggl, pour savoir où va son temps, ajuster ses efforts en planning hebdo ou en daily, et évaluer les moments de la semaine ou de la journée où il est le plus productif, afin d’y positionner ses dossiers les plus importants.

4) Lister ses tâches aux petits oignons

Le double avantage de la todo-list

Tenir une todo-list est une astuce qui revient souvent. C’est à la fois bon pour la productivité, et bon pour le moral ! Elodie Luz, consultante experte chez Atlas Management, utilise cette pratique pour s’alléger l’esprit et pour la satisfaction de rayer quand on a fini quelque chose ! Je me sers d’un bon vieux cahier qui me permet au passage de faire une pause d’écran quand je retravaille cette liste ou que je raye au fur et à mesure les tâches réalisées. En complément lorsque je sais qu’une des tâches doit prendre un certain temps de concentration et donc sans être dérangée, je me sers de mon agenda pour bloquer des créneaux sur ces actions.

 

La todo-list Monday d’Antoinette

Antoinette Dubroeucq, consultante cohésion et marque employeur chez Ahonei, plussoie : Ça améliore à la fois ma productivité car ça me rend plus efficace, et mon bien-être car je suis moins stressée d’oublier des choses et j’anticipe ma charge de travail.

Elle note l’ensemble des choses à faire sur la même liste. Elle la parcourt au début de la journée afin de se faire un rappel des tâches qui l’attendent, et la remet à jour à la fin de la journée avec les nouvelles échéances et les évolutions.

Ça m’apporte plus d’efficacité car je n’oublie aucune tâche. Ma productivité est doublée car je ne perds pas de temps à me demander quoi faire aujourd’hui, quelles sont les priorités, ni à me rappeler où en est tel sujet. Tout est déjà écrit. Je me sens également moins stressée car j’ai un visuel de la charge de travail qui m’attend dans les jours / mois à venir. Je peux donc trier les tâches en fonction de leur deadline, de leur complexité, etc.

Antoinette partage avec nous une todo-list quelle a créée sur Monday :

Mais les todo-list ne se ressemblent pas toutes et doivent être créées en fonction du besoin de chaque personne.

Le dashboard Notion de Loic

Loic Hamouda, consultant senior en transformation digitale chez Atlas Management, utilise quant à lui le logiciel Notion pour lister ses tâches.

Je crée des tâches auxquelles j’ajoute des tags (personne à contacter, client pro, perso,…), des deadlines et des points d’avancement.

Il ne lui a fallu que quelques jours pour adopter cet outil, à l’issue d’une formation en ligne gratuite.

Son conseil ? Essayer de réaliser son premier dashboard/template par soi-même. Il est possible aussi de récupérer ceux que les autres utilisateurs mettent à disposition (il y a une très grande communauté).

Voici à quoi ressemble son dashboard :

 

 

 

 

La todo-list quotidienne de Zoé

Zoé Thivet, spécialiste en test logiciel chez Hightest, utilise quant à elle un rudimentaire fichier txt : un fichier par jour. La granularité est assez fine (entre 50 et 100 tâches par jour).

Le bloc du haut contient les tâches réalisées, et le bloc du bas, les tâches à faire.

Dès qu’une nouvelle idée arrive, une ligne est ajoutée dans le bloc du bas. Elle est positionnée plus ou moins haut parmi les lignes déjà existantes en fonction des priorités. Dès qu’une tâche est terminée, elle est déplacée dans le bloc du haut.

Tout au long de la journée, mon attention se focalise entièrement sur la ligne où apparaît la flèche rouge. Autant que possible, je ferme tous les onglets et toutes les applications inutiles à cette tâche. Même si « je pourrais en avoir besoin plus tard » !

En fin de journée, je réorganise le bloc du bas, et les tâches du lendemain sont prêtes. J’utilise ça en complément de mon calendrier.

5) Bloquer des créneaux de travail à l’avance

Cindy Da Silva, chargée de communication/marketing chez Tealforge, programme chaque semaine à l’avance pour s’assurer de produire à temps les livrables demandés. Je prends l’ensemble de mes clients et la liste des livrables à réaliser sur le mois (voire plus). Je fixe un maximum à l’avance les créneaux pour les réaliser et faire le travail attendu. Sans oublier de laisser des moments « libres » pour les éventuelles réunions ou imprévus.

Bastien Serafin, consultant marketing chez Tealforge, utilise aussi cette pratique. J’utilise la technique du time blocking depuis plusieurs années. L’idée est de bloquer mon agenda sur des tâches et de ne faire que ça à ce moment là. Par exemple, je consulte et traite mes mails en début et fin de matinée et en début et fin d’après-midi.

 

 

6) L’art de vivre à la Florian

Florian Michaud, ingénieur QA chez Hightest, dévoile à son tour ses astuces avec les bonnes vibes qui le caractérisent !

Je vais te donner mes quelques tips qui font de moi el maestro de los consultantes :
1- La classique todo-list sur le bloc-notes, pas de superflu on est tranquille
2- Je connecte mon ordinateur ou celui du client à Spotify ou YouTube pour éviter, si je veux mettre de la musique, de devoir sortir mon téléphone et me distraire en consultant mes mails
3- Une pause toutes les deux heures, comme sur l’autoroute
4- Si vraiment je n’arrive plus à me concentrer, je fais une coupure de 5 minutes. Je regarde les infos calédoniennes ou les billets d’avion, ça permet une pause à l’esprit
5- Je mange des pommes en travaillant, ça me permet de me concentrer
6- Boire de l’eau est mon meilleur conseil

7) Faire de la veille avec Feedly

Yann Levy, tech lead chez Tealforge, mène une veille quotidienne qui lui permet de rester à la pointe de ses sujets d’expertise. Pour ce faire, il utilise au quotidien Feedly, un agrégateur de flux RSS.
Concrètement, dès que je trouve une source qui m’intéresse, notamment sur la tech, je la rajoute à mon flux Feedly. Tous les jours je peux voir les trending topics sur les nouvelles technos, des nouvelles manières de s’organiser, de nouveaux plugins, etc. Je l’utilise tous les matins en arrivant au bureau. Je parcours tous les titres, sélectionne ce qui m’intéresse et pousse un peu plus ma recherche dessus. C’est comme les échecs, on comprend son fonctionnement très rapidement mais on met du temps avant de correctement s’en servir ! Un peu #oldschool comme méthode, mais je ne m’en séparerais plus.

Cette pratique permet de centraliser dans un même lieu un grand nombre de sources. Elle épargne donc le travail fastidieux d’ouvrir tous les matins un grand nombre de sites différents.

A vous de jouer !

Et vous, quelles sont les astuces productivité et bien-être qui vous aident au quotidien ? Partagez-les avec nous en commentaire !

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